Arrangements- og utleiekoordinator

Vi ønsker oss en blid, systematisk, fleksibel og serviceinnstilt kollega, som vil være ansvarlig for koordinering og gjennomføring av vårt arrangements- og utleietilbud. Stillingen inngår i Publikumsavdelingen, som med hel- og deltidsstillinger består av 26 engasjerte medarbeidere. Du vil også samarbeide tett med museets øvrige avdelinger for å sikre publikum gode opplevelser.

Bymuseet holder til i Frogner hovedgård fra slutten av 1700-tallet i idylliske omgivelser i Frognerparken. Museet leier ut lokaler i hovedgården og besøkssentret til konferanser, seminarer, møter og ulike private anledninger. I tillegg bruker museet lokalene aktivt til foredrag, boklanseringer og forskjellige typer arrangementer.

Arbeidsoppgaver
• Aktivt innsalg av museets utleielokaler i samarbeid med markeds- og kommunikasjonsavdelingen
• Mottak av bestillinger, oppfølging av kunder, gjennomføre kundemøter
• Sikre koordinering og praktisk gjennomføring av arrangementer og utleievirksomhet i tett samarbeid formidlingsavdelingen (ansvarlig for programmering), andre fagpersoner, kafeen og eksterne kunder
• Ansvarlig for museets bookingløsning og videreutvikling av denne
• Koordinere reservasjoner, ha oversikt over tekniske og praktiske behov, koordinere og utarbeide dagsplaner og kjøreplaner, samt holde kontakt med kunder og interne arrangementsansvarlige
• Bemanne arrangementer og sørge for praktisk opplæring av verter
• Utarbeide fakturagrunnlag og kontrakter
• Bidra i rapportering og budsjettering
• Avvikling av arrangement og utleievirksomhet på dag- og kveldstid
• Arbeid i museumsbutikk og publikumsmottak/resepsjon ved behov
• Løpende bidra til forbedringer på museet
• Andre oppgaver etter avtale med leder

Kvalifikasjoner
• Utdannelse innen service, salg, reiseliv, kulturledelse eller tilsvarende fagområder
• Erfaring fra tilsvarende arbeid
• Gjerne erfaring fra museum, kulturinstitusjoner eller eventbransje
• God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på et skandinavisk språk og engelsk
• God menneskekunnskap. Erfaring med å håndtere ulike kunder/mennesketyper
• Svært god teknisk kompetanse
• Relevant erfaring kan erstatte høyere utdanning
• God økonomisk forståelse
• God kompetanse i bruk av Office

Personlige egenskaper
• Du setter din stolthet i fornøyde kunder og er svært serviceorientert
• Høflig og tillitsvekkende framtreden
• Utadvendt, positiv og godt humør
• Løsnings- og resultatorientert
• Høy arbeidskapasitet og gjennomføringsevne, og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
• Gode samarbeids- og kommunikasjonsevner på tvers av fagområder
• Presis, strukturert og systematisk
• God rolleforståelse
• Helhetstenkende
• Personlig egnethet for stillingen vil bli vektlagt

Vi tilbyr
• Varierte arbeidsoppgaver i et hyggelig og inkluderende arbeidsmiljø
• Motiverte medarbeidere med stort engasjement
• Arbeid i en av Oslos mest spennende kulturinstitusjoner
• Pensjonsordning i KLP
• Mulighet for trening i arbeidstiden
• Fleksibel arbeidstid
• Lønn etter arbeidsgivers vurdering av kvalifikasjoner og ansiennitet i spennet fra kr.415 000 til kr. 500 000 (l.tr 45-55, st. kode 1408 førstekonsulent, LR 21, Landsoverenskomsten for museer og andre kulturinstitusjoner, Virke – kultur.). For spesielt kvalifiserte søkere kan høyere lønn vurderes.
• Fri telefon Oslo Museum ønsker mangfold på arbeidsplassen og at våre ansatte gjenspeiler byens befolkning. Vi oppfordrer alle som er kvalifisert til å søke jobb hos oss uansett alder, funksjonsevne, kjønn, seksuell orientering, religion eller etnisk bakgrunn.

Har du spørsmål om stillingen, kontakt avdelingsleder Marte Midtsund, tlf. 974 69 830 eller administrasjonssjef Hilde Høgseth, tlf. 995 01 587

Skriftlig søknad med CV og kopi av vitnemål og relevante attester sendes via jobbnorge.no.

Søknadsfrist: 2. november